TebasCMS Guía de Administrador

Esta sección de la bdocumentación está destinada a ayudar con la gestión de muchos recursos y muchos usuarios en el sistema. Usted tendrá acceso al menú de administrador y a un número mucho mayor de recursos que un usuario normal.

Inicio

El Panel de Control

Administrador

Debe tener el permiso adecuado para poder acceder al menú Admin. Tenga en cuenta que esta zona fue anteriormente llamada "Panel de Control" por lo que según la versión o el idioma en el que haya configurado el software puede seguir viendo ese nombre.

Accesible desde la barra de navegación superior, el menú de administración ofrece toda una serie de herramientas para ayudar a manejar TebasCMS y su contenido

  1. Gestionar Recursos - Es el area principal para la gestión de recursos

  2. Gestion de Solicitudes - Gestiona las solicitudes de contenido por parte del usuario (Ver Solicitudes de usuario)

  3. Ver Estadísticas - Produce gráficos con las estadisticas de uso del sistema (Ver Informes y Estadísticas)

  4. Ver Informes - Genera tablas de datos a modo de informes, pueden ser personalizados (Ver Informes)

  5. Enviar Correo Masivo - Permite enviar correos a los usuarios de TebasCMS (Ver Comunicación de Usuarios)

  6. Configuración Sistema - Cree y configure sus tipos de recursos y sus propios campos de metadata (Ver Gestionar Metadata)

Admin Menu
Comunicación de Usuarios

La comunicación con sus usuarios es importante asegurarse de cada uno está utilizando TebasCMS en todo su potencial y consigue tanto del sistema como puede. Los usuarios a menudo tendrán que ponerse en contacto con los administradores para tareas específicas, lo mas habitual, son peticiones de recursos o peticiones de acceso de descarga cuando un recurso se ha restringido a los usuarios.

Habrá veces que deba contactar con un usuario, un grupo de usuario o con todos los usuarios del sistema. Para este propósito debería usar Email masivo desde el menú de Panel de Control.

Usando Email Masivo

Los mensajes enviados usando este sistema, serán formateados usando estandares de correo electrónico, así que podrá añadir la apropiada información de marc, para hacer estos mensajes oficiales.

  1. Añadir Destinatarios - Se puede introducir un nombre de usuario, nombre completo o nombre del grupo de usuarios en esta casilla y el sistema le proporcionará sugerencias. Basta con seleccionar el destinatario (s) previsto y luego haga clic en el botón +. Puede añadir tantos como usted quiera y aparecerán en el cuadro debajo del campo de entrada.

  2. Habilitar el formato HTML - Esto le permite añadir etiquetas HTML en el correo electrónico para formatearlo en un estilo particular.

  3. Asunto del email - Esto luego rellenar el campo de asunto del correo electrónico.

  4. Texto del correo electrónico - Este es el contenido que desea incluir, incluyendo cualquier saludo. La marca será incluida automáticamente a partir de una plantilla de correo electrónico personalizable para asegurar que su correo electrónico se ajusta mientras que sólo se preocupe por el contenido.

  5. Enviar - Después de haber terminado y comprobado su correo electrónico, haga clic en el botón Enviar en la parte inferior de la página.

Formulario de correo masivo

Correo Masivo
Informes y Estadísticas

TebasCMS realiza un seguimiento de la información sobre las descargas de archivos, y visualizaciones y los informes y estadísticas le permiten tener acceso a esta información. La sección Estadísticas produce gráficos y tablas de los datos, mientras que la sección de informes está más orientada hacia una estructura de tabla. Las estadísticas se han orientado hacia la prestación de un conjunto particular de datos para supervisar el uso de los recursos dentro TebasCMS mientras que los informes pueden ser personalizados por un administrador de sistemas con conocimientos de SQL.

Puede descargar copias de ambos estilos de presentación. Los Informes salen como un archivo CSV para el software de hoja de cálculo, estadísticas vienen en forma de gráficos en un documento PDF.

Report & Statistics
Permisos de usuario útiles

El acceso del usuario a los recursos es fácil de modificar y hay muchas opciones en los permisos de grupos de usuarios que cambian la forma en que los usuarios pueden crear, actualizar y ver los recursos. Aunque esto normalmente sería un trabajo de los administradores de sistemas, la comprensión de los permisos de usuario es importante para un administrador de recursos para obtener el máximo rendimiento del sistema.


Si desea obtener más información y cómo configurar estas opciones, visite la sección dedicada a los administradores del sistema.


Permisos de Usuarios
Búsqueda / Acceso
  • Puede descargar recursos restringidos y ver los recursos confidenciales (normalmente administrador solamente)

  • Bloquear el acceso a flujo de trabajo del estado: "En Preparación", "Pendiente de Revisión", "Activo", "Esperando a Archivar ',' Archivado ',' Borrado '

  • Restringir el acceso a todos los recursos disponibles

  • Pueden hacer peticiones de recursos

  • Mostrar vistas previas con marcas de agua / miniaturas

Los campos de metadatos
  • Puede ver todos los campos - Si no está marcada, puede especificar qué campos puede ver

  • Puede modificar todos los campos - Si no está marcada, puede especificar qué campos puede editar

Tipos de Recurso
  • Puede ver el tipo de recurso: "Audio", Documento, "foto", "Video"

  • El acceso restringido sólo para el tipo de recurso: "Audio", Documento, "foto", "Video"

  • Carga restringida de recurso de tipo: "Audio", Documento, "foto", "Video"

Creación de recursos / Gestión
  • Editar recursos en Estado: "En Preparación", "Pendiente de revisión", "Activo", "Esperando a archivar ',' Archivado ',' Borrado '

  • Editar aprovechar la conexión Estado: 'Abierto', 'Restringido', 'Confidencial', 'Personalizado'

  • Puede cargar / crear recursos (usuarios normales, los recursos pasan al estado "Pendiente de Revisión 'a través de Mis Contribuciones)

  • Can create resources / upload files (normal users; resources go to 'Pending Submission' state via My Contributions)

  • Puede eliminar recursos (a la que el usuario tiene acceso de escritura)

  • Puede administrar fondos de archivo

  • Puede gestionar archivos alternativos

Temas / Colecciones
  • Se puede publicar colecciones como temas

  • Puede ver todas las categorías - si no esta marcado, puede especificar sólo aquellas a las que el grupo de usuarios tendrá acceso

  • Durante la búsqueda, mostrar sólo los recursos que existen dentro de los temas a los que el usuario tiene acceso

Administración
  • Puede gestionar las solicitudes de búsqueda

  • Puede gestionar peticiones de recursos

  • Puede asiganr peticiones a otros usuarios

  • Se pueden asignar las solicitudes de recursos (también; sólo puede ver las solicitudes de recursos que se les asignan en el área de Recursos- Gestión de Solicitudes)

Opciones Avanzadas
  • Filtro de búsqueda - filtrar los resultados de búsqueda de los usuarios por los valores de campo

  • Editar filtro - filtrar los recursos en los que un usuario puede editar los valores de campo

  • Filtro Derestrict - permite el acceso a un recurso restringido si se cumple una condición

  • Recurso por Defecto - valores establecidos para la carga de un recurso por un usuario (para este grupo de usuarios solamente)

Solicitud de Recursos

Solicitud de Usuarios

Cuando los usuarios solicitan recursos (porque han restringido el acceso), lo que sucede con la solicitud depende del 'modo de solicitud' ajuste en el grupo de usuarios.

  • Sólo correo electrónico - un correo electrónico se envía a la dirección de notificación de administración que contiene los detalles de la solicitud. El usuario administrador debe responder con el enlace o una "URL externa" con el libre acceso a los archivos de recursos.

  • Gestionado - un correo electrónico se envía a la dirección de notificación de administración y el usuario administrador puede acceder para aprobar o rechazar la solicitud. Una vez aprobado el usuario recibirá un correo electrónico de forma automática y se puede descargar los recursos desde TebasCMS. Si se establece un límite de caducidad, el usuario perderá el acceso a la descarga completa de los recursos solicitados en la fecha especificada.

La peticiones gestionadas aparecen en Administración> Gestionar Solicitudes / Órdenes. Las siguientes acciones están disponibles:


  1. Aprobar una solicitud concede al usuario el acceso completo de descarga para los recursos solicitados para el período que especifique y envía al usuario un correo electrónico notificándole que tienen acceso y por cuánto tiempo.

  2. Declining a request sends the user an e-mail and cancels any previously granted access for the requested resources.

  3. Rechazar envía al usuario un correo electrónico y cancela cualquier acceso previamente concedida con los recursos solicitados.

  4. Moveruna solicitud de nuevo a la espera después de que ha estado en el estado Aprobado, cancela cualquier acceso previamente concedida con los recursos solicitados pero no envía al usuario un correo electrónico de notificación.

  5. Borrar la solicitud no revoca cualquier acceso concedido, pero elimina la petición del sistema. Primero debe "Rechazar" una solicitud antes de eliminarla, si quiere revocar el acceso que se concedió como consecuencia de la aprobación previa de esta solicitud.

Exiftool
Solicitud de Búsqueda

Las solicitudes de búsqueda permiten a los usuarios pedir ayuda a los administradores en la búsqueda de recursos. Se requerira que el usuario rellene un formulario con los datos de la búsqued y luego los administradores pueden ayudarles a encontrar los recursos adecuados. Esto se puede hacer por cualquiera método que proporciona una lista de los recursos adecuados, o mediante el envío de enlaces a registros o colecciones para ayudar a recuperar estos recursos.

Esto trabajo, puede llevar bastante tiempo a los administradores, pero puede ser una buena manera de ayudar a los nuevos usuarios del sistema por lo que les permite hacer preguntas acerca de la búsqueda. Como administrador a continuación, puede guiarlos con palabras clave de búsqueda y recomendaciones de recursos que entrenarlos para ser más independientes.

Esta es una característica opcional disponible para todos los usuarios en el sistema o como una configuración de grupo.

Promoción de contenido

Promoción de Colecciones / Recursos

La promoción de Recursos y colecciones es una gran manera de acercar el nuevo contenido a sus usuarios, con mensajes de correo electrónico. TebasCMS proporciona varios métodos para hacer más fácil informar a los usuarios con nuevas ofertas de contenido, además de hacer fácil de mantener y gestionar promociones.

Carrusel de Inicio

El manejo cuidadoso y regular de la presentación de diapositivas en página de inicio usando el plugin transformar mantendrá los recursos vivos y animará a los usuarios para comprobar periódicamente los recursos de esa página. Vea Guía Presentación Página de Inicio.

SlideShow
Temas

El uso de los temas con una selección de buenas colecciones de recursos en el sistema va a ayudar a que los usuarios a localizar entre los tipos de recursos disponibles en su instalación TebasCMS.

Ver Creando Temas para más información.

Colecciones Públicas

See Creando Colecciones Públicas pasa saber como se crean este tipo de colecciones

Carrusel de Inicio

Como uno de los métodos más importantes para la promoción de los recursos, la actualización de la presentación de diapositivas en la página de inicio es regularmente un trabajo importante para mantener a sus usuarios con contenido actual.

Presentación Pantalla Completa

Esta opción de configuración fue lanzado inicialmente en la versión 7 y proporciona una presentación de diapositivas de fondo completo. Esto debe ser configurado por un administrador del sistema.


Big Slideshow
Reemplazando con Módulo Transformar

Puede reemplazar rápidamente se desliza con recursos vinculados mediante el Módulo Transformar

  1. Vaya a la vista del recurso que desea

  2. Pulse Transform en Herramientas

  3. Marque la opción "Replace slideshow image"

  4. Seleccione sobre la imagen el area que desea visualizar

  5. Introduzca el numero de posición (1 a 10)

Big Slideshow
Reemplazando Imaneges vía Archivos

Si no desea o no puede reemplazar sus imágenes de presentación usando el módulo transformar, también puede copiar archivos jpg a la ubicación configurada (Consulte a su administrador del sistema), con una convención de nomenclatura 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg ...

Esta es una tarea difícil, ya que cada imagen suministrada debe ser del mismo Tamaño con el fin de que se visualize correctamente, el uso del plugin de transformación permite recortar y escalar la imagen para ajustarla exactamente con facilidad.

Escalado

Como un punto importante en la promoción de imágenes, también puede cambiar el tamaño de la presentación , aunque se tenga que cambiar el tamaño de las imágenes existentes para que coincida con el nuevo tamaño. Consulte con el administrador del sistema para modificar la configuración.

Gestionando Recursos

Contribuciones de Usuario

La gestión de las contribuciones de usuarios puede hacerse simplemente mediante la restricción de permisos de carga del usuario. Si se trata de usuarios de confianza se pueden añadir recursos a TebasCMS sin la necesidad de una revisión. Los que son nuevos en el sistema y deben ser verificados pueden subir sus recursos que quedan en un estado pendiente de revisión para dar tiempo a los administradores de recursos para comprobarlos.

El proceso funciona así:

  1. Un usuario sube un recurso usando el link del menú principal "Mis Contribuciones". At this point it is in state -2 (En Preparación)

  2. Edita el recurso y su información y cambia su estado a -1(pendiente de revisión)

  3. Un administrador entra en 'Gestionar Recursos' -> Recursos Pentiendes de Revisión para listar los recursos en este estado y pasarlos a estado (0) o 'Activo'

Aprobado por Lotes

Puede procesar varios recursos al mismo tiempo de la siguiente manera:

  1. Panel de Control -> Gestionar Recursos -> Recursos Pentiendes de Revisión

  2. Crear una nueva coleccion en el panel de colecciones.

  3. Añada los recursos que desee modificar a la colección que acaba de crear.

  4. Seleccione 'Editar todos los recursos' en las herramientas de colección

  5. Selecciones el campo Estado en la lista de campos

  6. Seleccione 'Activo' en la lista de opciones de estado

Pending Review
Archivado

Archivar recursos es una forma de almacenar los recursos llevan tiempo en el sistema, o han sido utilizados mucho, para fomentar el uso de otros recursos sin eliminar el recurso popular. Los usuarios del sistema no podrán utilizar estos recursos por más tiempo, pero pueden ser recuperados del estado archivado si es necesario. Esto es particularmente útil si tiene recursos que se han utilizado ampliamente para una campaña de marketing, si ya no desea que se sigan usando. Si los pone en el estado del archivadp, puede retirarlos de la circulación para evitar el uso excesivo y luego, después de un tiempo adecuado, devolverlos al estado activo, permitiendo que sean utilizados de nuevo.

Para Archivar un recurso:

  1. Busque el recurso que quiera Archivar

  2. Pulse "Editar" en el panel de herramientas del recurso

  3. Localice el campo estado y seleccione 'Archivado' en la lista de opciones

  4. Guardar

Puede encontrar este recurso en:

Panel de Control > Gestionar Recursos > Gestionar Recusos Archivados > Búsqueda Recursos Archivados


Archive
Reemplazo por lotes

Esta funcionalidad puede ser útil si desea reemplazar una serie de recursos. los previos volveran a generarse también.

Debe renombrar los ficheros con el ID de los recursos que dese reemplazar e ir aPanel de Control > Gestionar Recursos >Reemplazar Lote de Recursos.

Batch Replace

Seleccione las opciones adecuadas y luego proceda a la pantalla de carga donde se puede arrastrar y soltar los archivos. Cuando se inicia la carga, reemplazará automáticamente los archivos originales con los que se están cargando.

Esto se puede hacer para un recurso desde la página de edición de recursos. Ver Edición de Recursos.

La funcionalidad del módulo carga por CVS, le permite importar una gran cantidad de recursos con metadatos diferentes. Comúnmente se especifica un nombre de archivo (asignada a un campo de nombre de archivo) en el CSV Cargar con el fin de hacer laingesta masiva más fácil.

Borrado de Recursos

Desde Panel de Control> Gestionar Recursos> Ver Recursos Borrados, contiene todos los recursos eliminados del sistema. Puede eliminar de forma permanente o recuperar los recursos, ya sea en lotes o de forma individual utilizando las herramientas normales de recursos o de colección.

Mantener los recursos eliminados ordenados es importante para un uso del servidor eficiente, pero tenga cuidado de saber lo que va a eliminar. El borrado de recursos que ya están en el estado borrado, resultará en un borrado irreversible del sistema.

Recuperando un Recurso
  1. Seleccione el Recurso que desea recuperar

  2. Usar "Editar" en Herramientas del Recurso

  3. Cambiar el estado del recurso de 'Borrado' a 'Activado'

  4. Guardar

Borrado Permanente de Recursos

Eliminar permanente de un recurso simplemente implica la eliminación de un recurso que ya está en el estado borrado. Si esta opción de configuración ha sido desactivado , su recurso se eliminará el momento en que alguien lo elimina. Siga el mismo procedimiento para Borrando Recursos para borrar recursos de forma permanente.

Permanently Deleted

Tipos de Recurso

Tipo de Recurso

Garantizar una alta calidad de metadatos de recursos es importante para facilitar la búsqueda y gestión de contenidos eficiente.

Los recursos se organizan en Tipos de Recursos. Cada tipo de recursos permite campos de metadatos específicos. Vídeos, imágenes, documentos o audio, cada uno tendrá diferentes requisitos de información y se puede crear campos para cada uno. Esta agrupación ofrece ayuda a la hora de que un usuario realice búsqueda de imágenes, ya que pueden excluir de forma segura todos los recursos que no son del tipo Imagen.

Cada tipo de recurso debe elegirse cuidadosamente, ya que tiene diferentes atributos que necesitan ser descritos. Los campos de matedatos se clasifican por tipo de recurso. Como administrador de recursos, tendrá que decidir cómo se organizarán los metadatos en el sistema para cada tipo de recurso.

El tipo de recurso global implica, que es un campo válido para todos los tipos de recursos que se hayan definido, tales como un título, una fecha de carga o una licencia de uso.

¿Que información es necesaria y ayuda en la búsqueda?

Hay que considerar tambien, cuantos de estos campos aparecen en el formulario de carag, para facilitar esta labor y que no se invierta demasiado tiempo en la carga de contenido.

Ver Creando tipops de Recursos y Creando campos de metadatos para más información.

Manage Resources Types
Creando Tipos de Recurso

La seguridad de tener metadatos de calidad, es garantía de buenos resultados de búsqueda.

  1. Ir a Panel de Control > Configuración del Sistema > Tipo de Recursos / Campos

  2. Rellenar el compo 'Crear tipo de recurso llamado...' con el nombre del campo

  3. Pulsar Crear

  4. Rellene el resto de la información del formulario

  5. Guardar

Manage Resources Types

Campos de Metadata

Gestión de Metadata

Tener unos buenos metadatos facilitará la búsqueda y localización de sus recursos.Los metadatos deben ser:

  1. Descriptivos - Si las palabras clave son vagas, la búsqueda necesitará mas introducción de datos para encontrar determinados recursos.

  2. Claros - Si las palabras clave no son lógicamente comprensibles, recibirás resultados de búsqueda erroneos o los usuarios no usarán esas palabras clave.

  3. Relevantes - Los metadatos deben ser relevantes para la descripción del recurso.

  4. Facil de añadir - Si el formulario de carga contien un sin fin de opciones, los usuarios se aburrirán rellenando el mismo. Un formulario que necesite un minuto, es ya un formulario muy largo para alguien que solo quiere subir unas fotografias.

Es dificil conseguir el equilibrio que asegure una precision en los metadatos y facilitar el trabajo trabajando con ellos, pero es importante invertir tiempo en realizar bien este trabajo. usualmente este trabajo inicial requiere investigación y la opinión de los usuarios.

La comprensión de metadatos

Los metadtos cumplen dos propósitos.

  1. Describir los contenidos

  2. Poveer contenido por el cual buscar

La descripción de metadatos para ese recurso se podría dividir entonces en el campo título y contenido. Es más fácil ver que un recurso en particular es de Kenia si se encuentra en un campo 'país' y también hace que la búsqueda mucho más fácil.

Ejemplo de organización de metadatos

Si se realiza una búsqueda por "Kenia" en la barra de búsqueda simple, pueden aparecer recursos de la Embajada de Kenia en Londres. Si usamos la palabra clave "Kenia" en el campo pais, nos asegurameremos que aparecen recursos de un viaje que hemos realizado o que han sido filmados en Kenia.

Ejemplo de metadatos más complejos

Si se está trabajando en un proyecto que se documenta con fotografíasy vídeos actuales:

  • Cree un campo de lista dinamica de palabras clave, llamado Proyecto.

  • Cree un campo llamado Fecha

  • Cuando realice la carga de contenido, seleccione el nombre del proyecto o escriba el nombre de uno nuevo, en el campo Proyecto.

  • Ponga la fecha de la fotografía

A medida que vaya trabajando, el proyecto contendrá más y más contenido, pero el campo fecha puede ser usado para un seguimiento de la actualidad del contenido. Si el proyecto es complejo e incluye distintas localizaciones, agrege un campo de 'Localización'. Si está interesado en segmentar el contenido del proyecto, por ejmplo, para distinto departamentos, cree un campo 'Departamento'. Después podrá configurar el sistema para que este campo departamento se rellene automáticamente según el usuario que realice la carga de contenido, o bien le permite filtrar las búsquedas para que un grupo de usuarios solo vea determinado contenido dentro del proyecto.

Manage Resources Types
Creando campos de metadata

En la medida de lo posible, la documentación debe ser autodescriptiva. Por ejemplo, si necesita almacenar la ubicación en la que se realizó una fotografía, debe crear un campo apropiado, como 'pais' o 'región'. haciendo uo de las Listas de opcines puede facilitar la tarea de introducir los datos y evitar asi errores tipográficos. Una asociación de datos clara y estructurada, no solo asegura que el contenido sea fácil de catalogar, sino, que también será fácil usar esos terminos como criterios de búsqueda

Los campos de metadatos son configurados en Panel de Control -> Configuración del Sistema -> Gestionar Metadatos

Manage Resources Types
Crear un nuevo campo de metadatos:
  1. Ir a Panel de Control -> Configuración del Sistema -> Gestionar Metadatos

  2. Rellenar "Crear campo de metadatos llamado..." con el nombre del campo

  3. Crear

  4. Seleccionar el tipo de recurso.Los campos se pueden crear para un Tipo de Recurso en particular, o bien, a nivel global, para todos los tipos de recurso

  5. Rellenar el formulario de creación de campo. Estas son las opciones:

    • Id campo - Automático Autonimérico

    • Título - Esto le permite editar el título del campo que ha creado.

    • Tipo de recurso - A que tipos de recurso será aplicado este campo. Ver Tipos de Recurso

    • Tipo de campo - Que tipo de datos va a contener y en que formato se van a presentar. Ver Tipos de Campo

    • Opciones - Si es un tipo de campo con opciones, aqui se gestionan las opciones del campo

    • Requerido - Si se marca esta opción, este cmapo es obligatorio.

    • Orden - Es un valor de indice que permite definir el orden en el que aparecerán los campos en el formulario o en la vista del recurso.

Manage Resources Types

Don't forget to hit save when you make changes to the resource field.

This covers the basics of setting up a resource field. To make it searchable, see Indexing Metadata. For further help with configuring metadata fields, see Advanced Metadata Field Configuration.

Resource Field Types

Resource Field Types are important to help ensure data capture matches the style of data you want to make it clear to users what it represents. For Example, which country a picture was taken in should only be captured as a single location and will probably want to be from a list of countries rather than have a mess of shortened and misspelled names in this field.

If you do not set a field type for a resource type field, it will default to a single line entry text box.

  • Text Box (Single Line Text Entry)

  • Text Box (Multi-line Text Entry)

  • Text Box (Large Multi-line Text Entry)

  • Text Box (Formatted/ CKeditor) - This allows you to format text for HTML without needing any HTML knowledge

  • Check Box List (Select Any Number of options from the list)

  • Drop Down List (Select One option from a drop down list)

  • Radio Buttons (Select One from a number of options)

  • Date (Date Entry)

  • Date and Optional Time (Date Entry with Time down to second)

  • Expiry Date (Will notify the user that this resource has expired starting from the set date)

  • Category Tree (See Category Tree)

  • Dynamic Keywords List (Text Entry with Suggestion Options, can also dynamically Add New Options)

  • Dynamic Tree (Currently still under development, more information soon)

Tipos de Campos
Fixed List Metadata Field Options

Fixed List Metadata is helpful for users to make data input faster and good for keeping data cleansed. There are several different field types to choose from which offer fixed-list metadata options:

Reserved Characters:
Certain characters are not suitable for use in field options values due to their use in search or other important functionality. You are therefore restricted to use of alpha-numeric characters, the space character and some special characters as follows:

  • / (Forward Slash)

  • _ (Underscore)

  • . (Full Stop/Period)

  • ; (Semi-colon)

  • - (Dash/Hyphen)

  • ( (Left open round bracket)

  • ) (Right close round bracket)

  • ' (Apostrophe)

  • ? (Question mark)

You should try to use primarily alphanumeric and space characters in your metadata in order to make it easier to search with

  1. Check Box List

  2. Opciones

    This field type requires options to be specified as per the example with each option separated by a comma. The user will then be offered each of the options with a checkbox and can select any number of them as suited.

  3. Drop Down List

  4. Lista de Opciones

    This field type requires options to be specified as per the example with each option separated by a comma. The user will then be offered one option at a time in a dropdown box and can select one of these options.

    The first option in the list will be the DEFAULT value. If you do not wish to set a default value, you must add a comma before the first option to create a blank value.

  5. Radio Buttons

  6. Radio Buttons

    (Select One from a number of options)

  7. Category Tree

  8. (See Category Tree)

  9. Dynamic Keywords List

  10. Lista de Palabras Dinámicas

(Text Entry with Suggestion Options, can also dynamically Add New Options)

Configuring Category Trees

The Category Tree field type is a special type that allows selection of meta-data keywords from a large nested tree. If a node is selected then the parent nodes all the way back to the root are selected. This is therefore useful for classification (e.g. taxonomy on library systems such as Dewey Decimal).

Set the Field Type to "Category Tree" then the options should be entered in the following format:

[Unique & Sequential Node ID], [Parent Node Number (0 for the top nodes of the tree)], [Node Description]

Árbol de Categoría

In the above example there are three top level nodes, the first of which has two sub level nodes. Of the two sub level nodes, the first node also has two further sub nodes. Finally a sub node has been added to the third top level node.

The order of the nodes does not matter and therefore new nodes can be added at the end of the list regardless of its position within the tree.

When a node is selected, all the parent nodes are also selected and these then are also indexed and become searchable. When searching using advanced search, the user is presented with the same tree selection interface and can select nodes and subnodes. The image below shows how this appears within TebasCMS.

Árbol
Modifying Field Options

There are two ways to modify existing field options and which you use will likely depend on your permissions. One of the concepts of TebasCMS is that resources are self contained and a single snapshot of a resource. This means that all their metadata is fixed in order to prevent future changes distorting the description of the asset when it was uploaded. When changing field options you need to consider whether you wish to update changes to existing resources or not. If you are just adding field options you don't need to worry.

If you do need to update existing resources, before you make the change,add all resources that will be affected to a collection. If the field is indexed, it is as easy as searching in advanced search for all resources with that option. Then, make the change to the field option via one of the following options. Once you have made your change, simple edit all on that collection and set the field value to the new field option.

System Setup

  1. Go to Team Centre > System Setup > Manage metadata fields

  2. Select the field you wish to modify from the table

  3. Modify under the options header, You can add, remove or edit the list.

  4. Hit Save

Field Options

  1. Go to Team Centre > Manage Resources > Manage Field Options

  2. Select The Field you wish to edit

  3. Modify an existing option or Enter the new keyword in the "add new keyword" box

Ordering Metadata Fields

Metadata fields have a single ordering system which determines how they appear on the upload page, the edit page and the view page. This is important for modifying how users mentally group data together. On upload, it is a good idea to keep the required fields at the top of the upload form to make them easier to spot. It is also important that data is grouped to keep the user mentally focussed on each aspect rather than having to jump around to think about the different attributes they are assigning to a resource.

Having considered these points, you can reorder your fields by doing the following:

  1. Browse to Team Centre > System Setup > Manage metadata fields

  2. If you have the message "> Show in display order to enable reordering of fields using drag and drop" above the table, click it to put the fields in order.

  3. Click the Move Up / Move Down tools to rearrange each field

  4. You can click and drag the rows in order to rearrange the metadata fields if you have selected a specific Resource Type from the top of the page.

Ordenaciones de Campos
Advanced Metadata Field Configuration

This page covers the extra options for metadata field configuration beyond what is covered in Creating Metadata Fields and Indexing.

IPTC Equiv.

When using the built in PHP IPTC functionality (i.e. when NOT using ExifTool) this defines the mapping of IPTC keywords to this field. See Metadata_Read/Write_Mapping

Display template

Allows alternative HTML to be used for the resource view page. See the default 'caption' field for an example. Leave blank to use the normal display for this field.

Value filter

Allows the transformation of $value with a php code snippet, which will modify the display of a field value in search display fields, Resource View, and contact sheet text. Useful for transforming number options into words, rearranging or reducing comma-separated lists, or modifying date format and such.

Tab name

Allows fields to be split over multiple tabs. Leave blank to disable the tab functionality. If you do use tabs you must provide a tab name for EVERY field and the fields must be ordered so that the fields of the same tab are next to each other, otherwise multiple tabs will appear for a given tab name.

Smart theme name

Automatically generate a Smart Theme section on the themes page based on the data stored for this field. "Fixed" metadata types only, so that means checkbox / dropdown / category tree types. See Customising Types and Fields#Smart_Themes

ExifTool field

When using ExifTool, configures the mapping between XMP/IPTC/Exif etc. metadata and this field. Many different metadata formats and file formats are supported. See Metadata_Read/Write_Mapping

ExifTool filter

PHP code to modify extracted exiftool $value upon import into the database. You have to be careful about this, since some metadata fields will be looking for specific values upon writeback. It can be used to modify incoming data (changing words, etc.). By default, it is used to translate filesize in the File Size field to bytes, so that that field can be sorted consistently. In the case of filesize, this modified value doesn't actually write back via exiftool since it is simply a property of the file.

Help text

If specified, this text will appear in a box under the field when the field has focus. For checkbox fields and other fields that do not have focus functionality the help box will always appear.

Display as dropdown

Display as a dropdown on Advanced Search.

External user access

When sharing using an external share (no login needed, and a '&k=' value in the shared URL), should this field be displayed?

Autocomplete macro

PHP code that is executed to produce a default value.

Hide when uploading

Allows the field to be hidden on the resource upload form only, and still be displayed elsewhere such as the edit and view screens.

Hide when restricted

Specifies that the field should be hidden when access to the resource is 'restricted' for the current user.

Omit when copying

Specifies that the field should not be copied when using the resource copy function.

Sync with field

The ID of another field. When the field with this ID is updated, the field settings are copied to this field. This allows for several fields that are the same (e.g. in different resource types) to be kept synchronised. Note that a few options are deliberately not copied - resource type, order by and tab name (to allow independent positioning) and also this sync setting.

Display condition

This means that a field will only appear if a certain condition is met. This field can still be set to 'required' and will just be exempted from the check if the display condition is not met. As an example: 'shortname=value1|value2' or 'shortnamea=validoptiona;shortnameb=validoptionb1|validoptionb2'. A real world example would be for a 'region' field, which would only be displayed if a field with the shortname 'product' was set to 'DVD' or 'Blu-Ray'. i.e. 'product=DVD|Blu-Ray'.

Indexing Metadata

A field that has been created and added to the system is not automatically searchable. This is to ensure that when you search within TebasCMS, it is as efficient as possible by only searching desired fields. Once you have created your metadata field (See Create Metadata field), you can make it searchable by modifying the following options for that field:

  1. Index This Field - Set to Yes

  2. Shorthand Name - Unique name in lowercase with no spaces

Once these fields are set, your field is now searchable.

Extra Settings:

  • Partial Indexing - Allows searching and matching algorithms to check only parts of this field. This doesn't always work well with long detailed words as they may be part recognised to produce several words from a single word.

  • Display Field - Can hide a field but allow searching so that once set, can then be used to link resources without the data being seen or specifically searched by.

  • Enable Advanced Search - Allows this field to be shown in the advanced search

  • Enable Simple Search - Allows this field to be shown in the Simple Search bar, for fast access searching.

  • Use For Find Similar - The field is used to help users find similar resources. This will include options in the related resources search at the foot of the resource page.

Indexando
Related Keywords

This can be found in Team Centre > Manage Resource > Manage Related Keywords

The related keywords functionality to link words together so that if you search for one of those words, it will match the others too. This can be useful if you have a short captions field or short description field to briefly describe the resource that you want to index. An example would be like the following where all the different forms of the word for Bicycle have been related:

Manage Resources Types

If you then search for bicycles it will also find Bike, Bikes or Bicycle. Once related this works each way round.

Create a New Related Keyword Relationship
  1. Type one of the keywords in the relationship into the "Create new relationship for keyword..." text entry field.

  2. Click "Create new relationship for keyword..."

  3. Enter each of the related keywords into the related keywords textbox separated by a comma as per below

  4. Click Save when you are happy with the list.

Manage Resources Types

Advanced Resource Arrangements

Smart Themes

Smart themes are an automated way of categorizing and creating themes, they will appear exactly the same as any other theme. Smart collections however appear in their own section.

Smart Themes make use of one or more Global Fields with its own options list as checkboxes. This will make it possible to choose in which of the themes the resource should be represented. The easiest way of understand how this works is by thinking of this as a kind of category. Each newly created global field represents its own theme group, with options as the grouped themes.

Smart Themes Example:

Step 1.

  1. Create a new field (See Creating Fields for help)

  2. For this guide we can just call it 'Main Category'

  3. Set field type to 'Drop Down List'

  4. Add these options: Nature,Abstract,Architecture,Portrait,Macro,Closeup

  5. Set Shorthand name to something (for example): Cat01

  6. Set Smart theme name (Theme Group displayname) to something, for example: Main Category

  7. Set 'index this field' to 'yes'

Step 2.

  1. Upload new, or re-edit existing resources.

  2. Set 'Main Category' to Abstract,Portrait or similar.

  3. On the Themes page you should now have a whole new theme group called Main Category

Smart Collections

The Knowledge Base is intended to provide a reliable source for guides, examples and help when using TebasCMS. Check out the "How To Use The Knowledge Base" section if you are unsure how to find an answer to your query or if you just want to find out where to start finding out about how to use TebasCMS.

TebasCMS is an ever-expanding software solution with many different configuration options and changes possible. The Knowledge Base provides a general overview of the default settings and configuration as well as some of the more common plugins and options. If you can't find the information that you need here, check out the Documentations.

Edit & Upload Tabs

You can set a tab name on individual fields in system setup and the fields will then be arranged on tabs by matching name. If using the tab feature, all visible fields must have a tab name specified otherwise the tab functionality will not be activated or will appear incorrectly. This includes global and type specific fields. You must use 'order by' to make sure the tabs appear together or you'll end up with several tabs with the same name.

It is important that grouped fields appear next to each other when ordered by the order field. For Example:


                                    Order Tab Name
                                    ----- --------
                                    10 Tab 1
                                    20 Tab 1
                                    30 Tab 2
                                    40 Tab 2
                                    50 Tab 3
                                    60 Tab 3
                                    70 Tab 3
                                

The field ordering must be such that fields with the same 'Tab Name' appear together. The above would produce the following tabs: Tab 1, Tab 2, Tab 3.

An example of how not to do it:


                                    Order Tab Name
                                    ----- --------
                                    10 Tab 1
                                    20 Tab 2
                                    30 Tab 1
                                    40 Tab 2
                                    50 Tab 3
                                    60 Tab 3
                                    70 Tab 3
                                

This is incorrect and there will be the following tabs: Tab 1, Tab 2, Tab 1, Tab 2, Tab 3.